В программе 1С:Розница нет специального документа для ввода остатков. Поэтому остатки вводим документом "Оприходование товаров". Этот документ находиться в меню "Документы" -> "Склад" -> "Оприходование товаров":
Но, прежде чем вводить данный документ, нужно в настройках прав доступа для того пользователя, под которым будет происходить ввод, указать право на изменение поля "Склад" и редактирование табличных частей. Давайте выполним эти настройки:
и так, входим в список пользователей ("Сервис" -> "Пользователи" -> "Список пользователей"):
В окне редактирование пользователя нажимаем "Права пользователя":
В окне редактирования прав ставим нужные галочки:
Номенклатуру можно ввести как во время ввода документа, так и отдельно, через меню "Справочники" -> " Номенклатура" :
В карточке номенклатуры необходимо завести наименование товаров, единицу измерения и другие данные. Так же в карточке товаров можно хранить и фотографию товара:
На закладке характеристики заводятся характеристики номенклатуры:
Что бы можно было завести характеристики, необходимо задать использование характеристик для вида номенклатуры:
Характеристики номенклатуры представляют собой набор заданных свойств:
Когда организация переходит на автоматизированный учет в 1С, у нее, как правило, имеются какие-либо остатки. Сведения о них нужно занести в программу перед началом ведения учета.
Как вводить начальные остатки в 1С
Для ввода остатков предназначен специальный вид документов. Откроем соответствующий журнал:
НСИ и администрирование / Начальное заполнение / Начальное заполнение, ссылка Документы ввода начальных остатков».
В левой панели отображается группировка по типам операций. Начальные остатки могут вводиться по следующим разделам:
- Денежные средства,
- Расчеты с партнерами,
- Подотчетные лица,
- Расчеты между организациями,
- Товары,
- Эквайринговые операции,
- Прочее,
- ТМЦ в эксплуатации.
Каждый раздел содержит несколько типов операций. Остатки вводятся по организации и по типу операции.
Для ввода нового документа следует выбрать организацию, выделить нужный тип и нажать «Создать». Если нажать «Создать», но при этом не выделять тип, программа предложит выбрать его из списка.
Важно . Начальные остатки в 1С всегда вводятся на последнюю дату предыдущего периода (года или квартала).
Вид создаваемых документов и их реквизиты будут различаться, в зависимости от типа остатков.
Рассмотрим наиболее распространенные примеры ввода остатков: товары на складе, денежные средства на банковском счете, задолженность перед поставщиком.
Ввод остатков по товарам на складе
Введем остатки собственных товаров на складе организации. Создадим документ с видом операции «Собственные товары». В шапке укажем организацию, склад, поставщика, дату (в нашем примере – последний день прошлого года). В табличную часть внесем товары, их количество и цены.
Важно . При вводе остатков цены на товары указываются в валюте управленческого учета.
В примере цены указаны в долларах США. Суммы стоимости товаров и НДС отображаются также в валюте регламентированного учета – в рублях.
Программа позволяет вводить остатки под разные виды деятельности. Если организация является плательщиком НДС, по умолчанию установлено значение «Остатки под деятельность: облагаемую НДС». Также возможен ввод остатков под деятельность, не облагаемую НДС, облагаемую ЕНВД, экспорт несырьевых товаров либо сырьевых товаров, работ.
В нашем примере остатки вводятся под деятельность, облагаемую НДС.
Проведем документ. При проведении он совершает движения по регистрам, отражающим учет товаров как в количественной, так и в стоимостной оценке. Для просмотра этой информации служит кнопка «Движения документа».
Из документа «Ввод начальных остатков собственных товаров» возможна регистрация счета-фактуры, полученного от поставщика. Для этого служит ссылка «Зарегистрировать счет-фактуру».
Ввод остатков по безналичным денежным средствам
Введем остаток денег на расчетном счете организации. Создадим документ ввода остатков с типом операции «На банковских счетах». Укажем организацию и дату. В строке табличной части укажем банковский счет организации и сумму остатка (в валюте счета).
В одном документе возможен ввод остатков по нескольким счетам.
Ввод остатков по взаиморасчетам с поставщиком
Введем остаток по задолженности перед поставщиком. Создадим документ ввода начальных остатков с типом операции «Задолженность перед поставщиками». В шапке укажем организацию и дату, в строке табличной части – поставщика, сумму долга (допускается указание в любой валюте) и дату предполагаемого платежа.
В одном документе возможен ввод долга по нескольким поставщикам.
Более детально описать задолженность можно, если в документе ввода остатков задолженности выбрать объект расчетов – договор или документ.
Контроль баланса ввода остатков
В журнале документов ввода начальных остатков есть ссылка «Контроль баланса ввода остатков». Если перейти по ней, открывается отчет «Управленческий баланс».
Сформируем его по нашей организации за прошлый год. Отображены введенные остатки. В скобках указаны суммы пассивов, без скобок – активов.
По умолчанию отчет формируется в валюте управленческого учета, настройка формирования в другой валюте производится по кнопке «Настройка» в форме отчета.
Важно . Если значение «Контроль баланса» – ненулевое, значит, при вводе остатков допущена ошибка. Следует проверить правильность ввода активов и пассивов.
После приобретения программного продукта для автоматизации бухгалтерского учета и регистрации первоначальных настроек перед хозяйствующим субъектом встает вопрос – как зарегистрировать в Системе начальные остатки по счетам бухгалтерского учета?
Этот вопрос возникнет у любой организации, которая уже ведет свою деятельность. И лишь те предприятия, которые только зарегистрировались и начинают свою деятельность, будут избавлены от этого довольно трудоемкого этапа работы.
В данной статье мы расскажем, как вручную зарегистрировать начальные остатки по счетам бухгалтерского учета в 1С:Бухгалтерия предприятия – программы, созданного на платформе 1С Предприятие 8.3.
Разделы учета для ввода остатков
Начальные остатки вводятся в «Бухгалтерию» по разделам учета. Каждому разделу учета соответствует один или несколько счетов бухгалтерского учета или же специализированных регистров (это касается предприятий на упрощенной системе налогообложения и индивидуальных предпринимателей).
Перечень разделов учета с соответствующими счетами, чтобы осуществить ввод начальных остатков
- Основные средства в 1С – 01, 02, 03;
- НМА и НИОКР – 04, 05;
- Капитальные вложения – 07, 08;
- Материалы – 10;
- НДС – 19;
- Незавершенное производство – 20, 23, 28, 29;
- Товары – 41;
- Готовая продукция – 43;
- Товары отгруженные – 45;
- Денежные средства – 50, 51, 52, 55, 57;
- Расчеты с поставщиками – 60;
- Расчеты с покупателями – 62;
- Расчеты по налогам и взносам – 68, 69;
- Расчеты с персоналом по оплате труда – 70;
- Расчеты с подотчетными лицами – 71;
- Расчеты с учредителями – 75;
- Расчеты с разными дебиторами и кредиторами – 76 (кроме авансовых);
- НДС по авансам – 76.ВА, 76.АВ;
- Капитал – 80, 81, 82, 83, 84;
- Расходы будущих периодов – 97;
- Отложенные налоговые активы/обязательства – 09, 77;
- Прочие счета бухгалтерского учета – остальные бухгалтерские счета, не вошедшие в другие разделы;
- НДС по реализации – специальные регистры накопления;
- Прочие расходы налогового учета УСН и ИП – специальные регистры накопления.
В Системе используется специальное рабочее место для ввода остатков, которое доступно через раздел «Главное» полного интерфейса конфигурации.
В интерфейсе помощника видим требование обязательного выбора организации (окно выбора содержит красную точечную линию, обозначающую обязательность ввода). После выбора организации Система предлагает указать дату ввода начальных остатков, которую можно изменить, используя гиперссылку.
Обратите внимание, на скриншоте выбрана организация, в настройке налогов и отчетов которой установлена упрощенная система налогообложения и не плательщик НДС, поэтому набор закладок в форме соответствующий.
Для предприятий на общем режиме налогообложения и плательщика НДС набор закладок иной:
После установки или изменения даты ввода остатков можно приступать к регистрации объектов учета.
Технически требуется:
- Выделить строку с нужным счетом, кликнув по ней мышкой;
- Нажать кнопку «Ввести остатки по счету».
В Системе будет создан новый документ, соответствующий определенному разделу учета. Табличную часть документа необходимо заполнять, добавляя строки с помощью кнопки «Добавить».
Для этих объектов потребуется вводить очень много вспомогательной информации. Каждый объект вводится в отдельную форму ввода – карточку, а после сохранения и записи подставляется в документ одной строкой.
Объем необходимой информации сопоставим с той, которая вводится при поступлении аналогичных объектов.
После проведения документ формирует проводки в корреспонденции со вспомогательным счетом – 000. Для объектов ОС и НМА (кроме проводок по бухгалтерии) создаются движения в специализированных регистрах сведений, на которых организовано ведение учета этих объектов. Движения создаются автоматически, с использованием данных, которые содержатся в документе.
По мере проведения документов суммы остатков отображаются на форме помощника ввода:
В Системе может быть произвольное количество документов по вводу остатков одного раздела учета. Пользователи сами могут выбрать стратегию ввода – по подразделениям, по материально-ответственным лицам по группам ОС или НМА и т.п.
Начнем со счета 07 «Оборудование к установке», выделив его и нажав «Ввести остатки по счету».
При добавлении новой строки в табличную часть Система, в отличие от ввода ОС и НМА, не предложит заполнять новую форму, а сразу перейдет к новой строке и выбору счета учета. Обращаем внимание, что в форме выбора доступны все счета учета, относящиеся к указанному разделу.
Уже известным способом создаем нужный новый документ и заполняем табличные части. Для материалов выделены три самостоятельные группы объектов:
- Материалы на складе;
- Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации – счета 10.11.1 и 10.11.2;
- Материалы, переданные в переработку – счет 10.07.
На каждой закладке заполняется нужная информация. Документ проводится.
Необходимо обратить внимание, что для спецодежды/спецоснастки в проводке отразится забалансовый счет МЦ. Счет 10.11.1 или 10.11.2 добавится в проводку, если способ погашения стоимости установлен линейный или пропорционально объему продукции.
Регистрируем остатки по прочим счетам
Закончим рассмотрение ввода остатков примером наиболее общего раздела учета – прочего.
Как мы уже успели заметить, для ввода остатков в основном требуется:
- Указать счет БУ;
- Аналитику счета БУ в разрезе необходимых субконто;
- Валюту, количество;
- Остаток, в зависимости от сальдо по Дт или Кт;
- Сумму НУ;
- Сумму ПР;
- Сумму ВР.
В зависимости от периода ввода остатков – конец года, конец квартала, конец месяца, набор бухгалтерских счетов будет существенно отличаться.
Самым оптимальным периодом ввода остатков, безусловно, является конец года, потому что после реформации баланса количество счетов БУ, имеющих остатки, как правило, минимально.
В предыдущих статьях о конфигурации «1С:Розница 2.1» для платформы «1С:Предприятие 8» мы с вами рассмотрели все подготовительные этапы, которые необходимо пройти, чтобы начать вести учет товаров в информационной базе. Собственно, на текущем этапе пора уже непосредственно приступать к наполнению базы и начинать вести учет. Однако порядок первоначального наполнения базы данных зависит от того, начинаете ли вы работу магазина с нуля или же внедряете конфигурацию в организации, которая уже какое-то время работает, но только сейчас переходит на учет в «Рознице».
Эта статья в основном рассчитана как раз на вторую ситуацию, когда магазин уже некоторое время торгует и на складах есть товар, который необходимо оприходовать. Но и тем, кто собирается вести базу с чистого листа, я рекомендую прочитать статью. В ней будут затронуты некоторые моменты, которые могут пригодиться на дальнейших этапах работы с программой.
Для того чтобы правильно начать вести учет в действующем магазине, нужно внести в программу сведения о начальных остатках. К ним в первую очередь относятся наименование и количество товаров на складах, остатки денежных средств в операционных кассах предприятия и остатки по накопительным скидкам, если они используются в вашей организации. Кроме того, необходимо указать остатки расчетов с поставщиками, если они имеются на момент первичного наполнения базы.
Что касается накопительных скидок, то пока что мы их рассматривать не будем: это обширная тема и она требует отдельного подробного разговора. В одной из будущих статей мы обязательно уделим ей внимание.
Итак, во время предыдущих занятий мы с вами создали три склада. Из них один является торговым помещением, а два других — торговыми залами. Ранее мы подготовили все необходимое для того, чтобы при поступлении товаров на основной склад они автоматически распределялись бы по торговым залам. Прочитать об этом можно в статье .
Но такое автоматическое распределение будет работать при поступлении товаров от поставщика или из какого-либо другого места. А в нашем конкретном случае мы имеем дело с ситуацией, когда товары уже поступили в магазин и находятся на своих местах. А значит, нам нужно вручную указать, на каком складе и в каком количестве хранится тот или иной товар.
Товары ставятся на приход документом «Оприходования товаров». Документы этой категории находятся в секции «Складские операции» раздела «Склад».
Оприходование товаров на каждый склад осуществляется с помощью отдельного документа. Предположим, что наш основной склад в данный момент пуст и нам нужно поставить на учет только те товары, которые находятся в отделах нашего магазина. Поскольку отделов у нас два, нам придется проводить как минимум два документа — для первого и второго отдела соответственно.
Нажав на ссылку, указанную на предыдущем скриншоте, мы попадаем в раздел с документами «Оприходования товаров». На данный момент здесь пусто, поскольку мы пока еще не проводили операций подобного рода. Чтобы приступить к новому оприходованию, нужно нажать кнопку «Создать». Но прежде обратите внимание на поля «Магазин» и «Склад».
Эти поля не обязательны для заполнения, но если их указать на данном этапе, то в новом документе оприходования эти сведения будут заполнены автоматически. Кроме того, эти поля служат для фильтрации документов. Например, когда в будущем у нас появится множество документов оприходования товаров в разные отделы, то указанием в правом поле нужного склада мы скроем документы, относящиеся к другим складам.
Теперь давайте нажмем кнопку «Создать» и посмотрим, как выглядит документ оприходования.
Обратите внимание, что поле «Магазин» программа заполнила автоматически, поскольку он у нас всего один. При этом поле «Склад» осталось пустым. Если бы у нас был только один склад, программа автоматически заполнила бы и его. Но поскольку их у нас три, а на предыдущем этапе мы не указали нужный, то должны сделать это сейчас.
Желательно предварительно внести всю вносимую продукцию в справочник номенклатуры, иначе это придется делать, добавляя каждую новую позицию, что крайне неудобно и непрактично.
Добавить товары в документ можно несколькими способами.
Во-первых, можно нажать кнопку «Добавить» и вписать название вручную. При этом, по мере набора текста, программа будет подставлять подходящие варианты.
Во-вторых, если товару присвоен штрихкод, можно воспользоваться сканером штрихкодов. Причем, если сканера нет под рукой или штрихкод не считывается, хоть цифры и видны, его можно вбить с клавиатуры, нажав соответствующую кнопку в интерфейсе.
В-третьих, можно воспользоваться функцией подбора товаров. Это самый удобный способ после штрихкодов.
Помимо перечисленных вариантов «Розница» позволяет загружать товары в базу из терминала сбора данных, но поскольку мы его не подключали и не настраивали, соответствующей кнопки в интерфейсе нет.
В добавлении товаров вручную и через штрихкод ничего сложного нет, поэтому я не буду их здесь описывать, а вот функцию подбора товаров предлагаю рассмотреть подробнее.
Если мы нажмем на кнопку подбора, то увидим окно, изображенное на следующем скриншоте.
Как видите, перед нами открылся созданный нами ранее перечень номенклатуры, откуда мы можем выбирать любые позиции. Обратите внимание на кнопку «Запрашивать количество и цену». Если она нажата, программа будет спрашивать, сколько единиц отмеченного товара нужно добавить в документ и какова его стоимость. Если эту кнопку не нажать, каждый раз при выборе будет добавляться по одной единице товара.
Но функция назначения цены доступна только в том случае, если пользователю, который выполняет эту операцию, предоставлены соответствующие права.
Давайте добавим в первый отдел нашего магазина по пять ведер каждого типа.
Чтобы добавленные позиции показывались в процессе подбора, нужно отметить галочкой опцию «Показывать подобранные товары». Выбрав все необходимые товары и указав нужное количество, нажимаем кнопку «Перенести в документ».
В итоге у нас получился готовый документ оприходования. Осталось его только провести.
Теперь точно таким же способом оприходуем на второй склад три бетономешалки. Напоминаю, что мы должны сделать это отдельным документом, поскольку товар приходуется на другой склад, а одним документом можно приходовать номенклатуру только на один склад.
Теперь в перечне документов оприходования появились два новых документа. Причем из их названий видно, к какому магазину и складу относится каждый из них.
Чтобы окончательно убедиться, что товары благополучно встали на учет, можно сформировать отчет, показывающий остатки на складах. Для этого нужно перейти в раздел «Склад» и кликнуть по ссылке «Отчеты по складу».
В открывшемся окне нам нужно выбрать отчет «Остатки на складах», который находится в секции «Складские операции».
Сформировав отчет, мы видим, что теперь товары появились у нас на учете. Обратите внимание, что белых десятилитровых ведер оказалось десять, хоть я ставил всех по пять. Это произошло из-за того, что, делая скриншоты для обзора, я случайно подобрал эту позицию дважды и не заметил этого, когда проводил документ оприходования.
В нашей ситуации это не играет никакой роли, но прекрасно иллюстрирует, как отчеты позволяют выявлять ошибки сотрудников.
Теперь вы умеете оприходовать товары. В следующий раз я расскажу, как вносить в информационную базу остатки денежных средств.
