Как правильно написать отчет о проделанной работе? Отчет о проделанной работе: образец Годовой отчет компании как выглядит

Годовая бухгалтерская отчетность – форма бухгалтерской отчетности, которая сдается за год.

Составляется она на основе ведения в течение года регистров бухучета, налогового учета, а так же промежуточной отчетности.

Состав годовой бухгалтерской отчетности

Состав годовой бухгалтерской отчетности регламентирован ст. 14 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Так, годовая бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложений к ним (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

К приложениям относятся (п.п. 2, 4 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н):

Отчет об изменениях капитала;

Отчет о движении денежных средств;

Отчет о целевом использовании средств (для некоммерческих организаций);

иные приложения (пояснения).

Формы годовой бухгалтерской отчетности утверждены Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н.

Аудиторское заключение

Если организация подлежит обязательному аудиту (ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ), то в составе годовой бухгалтерской отчетности в Росстат нужно также представить аудиторское заключение, которое подтверждает достоверность представляемой бухгалтерской отчетности (п. 5 ПБУ 4/99).

В случае, если на момент сдачи отчетности в органы статистики аудит в организации не завершен, то сдать заключение можно будет позже.

Сделать это нужно не позднее 10 рабочих дней со дня, следующего за датой аудиторского заключения, но обязательно до 31 декабря года, следующего за отчетным годом включительно (п. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Таким образом, в состав годовой бухгалтерской отчетности входят:

Бухгалтерский баланс (форма №1);

Отчет о финансовых результатах предприятия (форма отчетности №2);

Отчет об изменениях капитала (форма №3);

Отчет о движении денежных средств (форма отчетности №4);

Пояснения к бухгалтерскому балансу и аудиторское заключение (обязательно только для тех, кто обязан проводить ежегодные аудиторские проверки).

Упрощенный Бухгалтерский баланс (форма №1);

Упрощенный отчет о финансовой деятельности предприятия (форма отчетности №2).

Требования к составлению годовой бухгалтерской отчетности

Основным требованием является достоверность данных.

То есть показатели должны быть достоверны для того, чтобы любой пользователь отчетности (будь то внешний или внутренний) не усомнился в показателях хозяйственной деятельности предприятия.

Требование своевременности данных также влияет на качество составленной годовой отчетности. То есть данные должны быть отражены именно в том отчетном периоде, в котором они произошли.

Также все показатели должны быть сопоставимы. То есть должна быть обеспечена взаимоувязка данных всех форм с данными учетных регистров и деклараций.

Принцип полноты указывает на то, что все данные бухгалтерской отчетности должны быть отражены в полном объеме.

В том случае если полнота представленных данных отсутствует, то данный факт должен быть отражен в пояснительной записке.

Кто обязан составлять годовую бухгалтерскую отчетность

Годовую бухгалтерскую отчетность обязаны составлять все организации и предприниматели, за исключением тех лиц, которые имеют возможность применять упрощенный вид годовой бухгалтерской отчетности (или не составлять ее вовсе), а именно:

малый бизнес;

некоммерческие предприятия;

участники проекта «Сколково».

Пользователи бухгалтерской отчетности

Годовая бухгалтерская отчетность является сводной формой бухгалтерской информации о предприятии.

У бухгалтерской информации всегда есть пользователи, то есть те, кто использует эту информацию для различных целей. Все пользователи бухгалтерской информации разделяются на внутренних и внешних.

К внутренним пользователям относятся руководители фирм, вышестоящие организации (если таковые имеются), руководящие подразделения (если предприятие крупное).

К внешним пользователям относится Федеральная служба государственной статистики (Росстат), Федеральная налоговая служба (ФНС), Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС). К внешним пользователям также относятся любые физические и юридические лица, так как бухгалтерская отчетность любой фирмы должна отвечать принципам гласности и доступности любому пользователю.

Бухгалтерский баланс

Бухгалтерский баланс (Ф-1) состоит из актива и пассива, выключающих разделы, в каждом из которых выделяются строки, содержащие данные об определенных видах имущества или обязательств.

Актив включает в себя 2 раздела:

I. Внеоборотные активы

Здесь содержится информация об ОС, НМА, НИОКР, долгосрочных финансовых вложениях, т. е. об имуществе, которое не может быть реализовано быстро.

II. Оборотные активы

Это так называемые короткие (легко реализуемые) активы: запасы, дебиторская задолженность со сроком погашения до 1 года, краткосрочные финансовые вложения, денежные средства.

В пассиве имеется 3 раздела:

III. Капитал и резервы

Он отражает сведения о капитале организации (уставном, резервном, добавочном) и нераспределенной прибыли (непокрытом убытке).

IV. Долгосрочные обязательства

Это обязательства со сроком погашения более 12 месяцев (заемные, оценочные, отложенные).

V. Краткосрочные обязательства

В этом разделе представляют информацию об обязательствах со сроком погашения менее года, в т. ч. о заемных средствах, кредиторской задолженности, оценочных и иных обязательствах.

Все показатели баланса приводятся на одну из дат:

Строки баланса кодируются. Код берется из приложения 4 к приказу № 66н.

Отчет о финансовых результатах

Отчет о финансовых результатах, который является важным документом, отражающим показатель чистой прибыли или убытков, сформированных с учетом следующих показателей:

• себестоимости;

  расходов - управленческих, коммерческих;

  прочих доходов - доходов от участия в других компаниях и др.;

  прочих расходов-процентов к уплате и др.

  текущего налога на прибыль и корректировок, связанных с расхождением данных бухгалтерского и налогового учетов.

Приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах

Формы 3, 4 и 6 бухгалтерского баланса входят в состав годовой бухгалтерской отчетности и являются приложениями к его основным формам (балансу и отчету о финансовых результатах):

форма 6 - отчет о целевом использовании средств.

Бланки форм приложений, как и основных форм бухгалтерской отчетности, утверждены приказом Минфина России «О формах бухгалтерской отчетности организаций» от 02.07.2010 № 66н.

Отчет об изменениях капитала

Форма 3 бухгалтерского баланса – это отчет об изменениях капитала.

В нем отражаются сведения о собственном капитале организации, к которому относятся:

уставный (складочный) капитал;

добавочный капитал;

резервный капитал;

нераспределенная прибыль;

прочие резервы.

Кроме того, в отчете отражается информация о собственных акциях, выкупленных у акционеров.

Форма 3 состоит из 3 разделов:

1. Движение капитала

Это таблица, в которой показывается изменение капитала организации за 2 года (отчетный и предыдущий). Из нее видно, как изменился капитал (увеличился он или уменьшился) и за счет чего произошли изменения.

2. Корректировки в связи с изменением учетной политики и исправлением ошибок

Этот раздел содержит сведения о корректировках величины капитала, вызванных изменением учетной политики или связанных с исправлением существенных ошибок прошлых лет, выявленных после утверждения бухгалтерской отчетности прошлого года.

3. Чистые активы

В этом разделе содержатся сведения о чистых активах организации за 3 года (отчетный и 2 предыдущих).

Порядок расчета чистых активов установлен приказом Минфина России от 28.08.2014 № 84н.

Отчет о движении денежных средств

Данная форма формируется на основании показателей счетов 50 «Касса» , 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета», 57 «Переводы в пути» . В отчете отражаются остатки по счетам, их движение (приход, расход) и т.д. также отражаются данные о денежных эквивалентах (высоколиквидные финансовые вложения).

Отчет о движении денежных средств содержит информацию о движении денежных потоков организации за отчетный и предыдущий годы.

В отчете о движении денежных средств отражаются отдельно денежные потоки:

от текущих операций.

от инвестиционных операций.

от финансовых операций.

При этом по каждому виду деятельности показываются поступление и расходование денежных средств.

Отчет о целевом использовании средств

Шестая форма баланса - это отчет о целевом использовании средств, который составляют некоммерческие организации (НКО) и юридические лица, получающие какое-либо целевое финансирование.

Для НКО этот отчет является, по существу, основным. В данном отчете они раскрывают информацию о целевом использовании средств, полученных для обеспечения уставной деятельности. В нем показывается остаток средств целевого финансирования на начало отчетного года, поступление и расходование таких средств в течение отчетного периода и их остаток на конец года.

Форма 6, так же как и основные формы отчетности (баланс и ), имеет два варианта оформления: полный (приложение 1 к приказу № 66н) и упрощенный (приложение 5 к приказу № 66н).

Последний вариант отчетности могут составлять организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, при составлении отчетности по упрощенной форме.

Пояснения к бухгалтерской отчетности

Пояснения к данным формам не имеют установленного формата и необходимы для раскрытия общих показателей, приведенных в двух основных формах – Балансе и Отчете о финансовых результатах.

Упрощенный вариант отчетности

При упрощенном варианте отчетности обязательными формами являются баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о целевом использовании средств, а пояснения к ним следует оформлять только в случае крайней необходимости.

Поскольку отчет о целевом использовании средств (форма 6) предназначен для использования при наличии движения средств вполне определенного назначения, его применяют не всегда.

Таким образом, формы 3, 4 и 6 могут не составляться лицами, отчитывающимися по упрощенной форме.

Сроки и адрес представления годовой отчетности

Годовую бухгалтерскую отчетность все организации обязаны представлять по месту ее нахождения не позднее 31 марта по следующим адресам:

в налоговую инспекцию (пп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ);

территориальный орган статистики (ст. 18 Федерально го закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Если 31 марта совпадет с выходным днем, сдать отчетность можно будет не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Заключение

Составление бухгалтерской отчетности осуществляется на бланках определенной формы, утвержденных Минфином России, и с соблюдением определенных правил внесения информации в эти бланки.

Формы 3, 4 и 6 – это приложения к 2 основным бухгалтерским отчетным документам: бухбалансу и отчету о финрезультатах.

Формы 3 (отчет об изменениях капитала) и 4 (отчет о движении денежных средств) оформляются в обязательном порядке, если основные отчеты создаются в их полном варианте.

Форма 6 (отчет о целевом использовании средств) составляется только при наличии у отчитывающегося лица средств целевого финансирования.

Так же как и 2 основные формы отчетности, форма 6 может быть оформлена по упрощенному варианту организацией, имеющей право на ведение упрощенного учета.

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

Годовой отчет – форма отчетности, отображающая деятельность организации: состав и информационное содержание отчета будут зависеть от спецификации конкретного предприятия. Как правило, в отчете фигурируют сведения о финансовом положении или хозяйственной деятельности компании за годовой период, который длится с 1 января по 31 декабря. Данная форма отчетности регулируется нормативно-правовыми актами РФ, подлежит передаче в госорганы, например, в налоговую инспекцию, служит информационным источником для акционеров.

Финансовый отчет как важнейший элемент годового отчета

Годовой отчет отражает комплексную информацию об организации - наиболее ценные данные передает годовая финансовая отчетность, по которой анализируют , эффективность, убыточность компании и т.д. Для корректного заполнения финансового отчета необходимо провести подготовительную работу, которая предусматривает:

• Инвентаризацию (включая проверку обязательств и ценностей компании со списанием обнаруженных отклонений).
• Корректировку расходов со списанием калькуляционной разницы.
• Закрытие счетов, которые не должны иметь к началу следующего года.

Корректировка расходов с закрытием счетов сопровождается записями в системе счетов (аналитических или синтетических), при этом записи должны идти в строгой очередности. Первыми закрываются счета отраслей с максимальным числом потребителей, далее – счета с максимальными затратами. В последнюю очередь закрываются счета, которые имеют минимум потребителей и максимум услуг. Все сведения по закрытию счетов заносятся в журналы-ордера, которые входят в Главную книгу. На основании сведений Главной книги составляется годовой баланс организации.

Годовая финансовая отчетность (согласно п.1, ст.14 ФЗ № 402 и другим законодательным актам) включает:

• бухгалтерский баланс (по форме №1);
• отчетность об убытке/прибыли (по форме №2);
• приложения (как основное пояснение к балансу и отчету об убытках/прибылях);
• конечную часть заключения аудиторов.

Любые организации обязаны передавать как промежуточные (месячные/квартальные) отчеты, так и конечный годовой отчет. В среднем на долю финансового отчета приходится около 50% от общей информации годового отчета – то есть, это самый важный раздел, на который обращают внимание акционеры и госслужбы.

К другому элементу годового отчета, который законодательно должен фигурировать в документе, относится аналитическая записка. Как правило, в ней указывается об источниках происхождения средств, о стратегиях развития бизнеса, рисках для предприятия, причинах убытков и т.д.

Критерии качественного годового отчета

Фактически годовой отчет – это инструмент коммуникации между организацией и потенциальными инвесторами. Так как отчет отражает объективную эффективность компании (рентабельность, риски и т.д.). Поэтому включение в отчетность не только бухгалтерских данных, но и аналитической записки – это условие, которое поможет информировать инвесторов о потенциале организации.

Для составления максимально корректного годового отчета (аналитической записки с бухгалтерскими данными), важно придерживаться подготовительных работ. К подготовке отчета относят:

• заблаговременную реализацию отчета (в последнем квартале года);
• назначение координатора, который будет следить за отчетностью;
• определение главной цели отчета;
• определение аудитории, на которую отчет будет рассчитан (акционеры, госорганы, инвесторы и т.д.);
• подготовку структуры и содержания;
• разработку стандарта подачи отчетных сведений.

Характерно, что бухгалтерские данные в отчете позволяют быстро оценить финансовую ситуацию организации, но для оценки потенциала компании, необходимо изучить аналитическую записку. Поэтому качественно составленная аналитическая записка должна содержать следующую информацию:

• стратегии дальнейшего развития организации;
• качественное управление рисками;
• анализ бухгалтерских результатов.

Потенциальные инвесторы, оценивая качество годового отчета, обращают внимание на наличие атрибутов, которые характеризуют отчет с положительной стороны. Включение в отчет таких атрибутов автоматически повышает привлекательность компаний для инвесторов, соответственно, у организации появляется шанс получить дополнительное финансирование со стороны для развития бизнеса. Главными атрибутами качественного отчета выступают:

• обзор деятельности компании;
• анализ ключевых показателей работы организации;
• отраслевой обзор с определением факторов роста;
• анализ рисков;
• финансовая история компании с предоставлением коэффициентов;
• диаграммы, схемы, таблицы;
• раздел для инвесторов с обзором рынка акций.

Вывод

Годовой отчет – это не просто форма отчетности, которая отражает финансовое состояние и хозяйственную деятельность компании. Это также инструмент, повышающий привлекательность компании для инвесторов. Поэтому в отчете должны фигурировать не только бухгалтерские сведения (годовой финансовый отчет), но и аналитическая записка с рассмотрением ключевых стратегий по развитию компании.

Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье - образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет - в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец

Скачать образец полностью

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Неудачный вариант

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается - структура отчета оставляет желать лучшего.

Структура отчета

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

• перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
• конкретизация этих поручений;
• анализ проделанной работы;
• планы на следующий отчетный период;
• предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Скачать образец отчета полностью

Как оформить отчет

Если нет иных требований, отчет о проделанной работе оформляют согласно ГОСТу 7.32-2001. ГОСТ регламентирует базовые требования к оформлению отчетного документа. В нем содержатся стандарты, определяющие способ форматирования, тип и кегль шрифта, интервалы, размер полей.

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника - улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

• используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
• чередуйте длинные и короткие предложения;
• разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
• оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
• если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а . Cкачайте готовую форму

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Шаг 1 . Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

• образец ежедневного отчета о проделанной работе;
• образец еженедельного отчета о проделанной работе;
• образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы)

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе очень важно составить толково, чтобы кратко, но емко изложить результаты вашей деятельности. Существуют ли особые правила ведения отчетности, что нужно знать, приступая к написанию такой документации?

Отчет о проделанной работе - требования к написанию

Зачем вообще нужно составлять отчет о проделанной работе? Ведение отчетности помогает:

1. осуществлять контроль за выполнением сотрудниками их должностных обязанностей;
2. выявлять проблемные места в работе конкретного работника и отдела в целом;
3. выяснять, достаточно ли усилий приложено для решения поставленной задачи;
4. поддерживать трудовую дисциплину в коллективе;
5. обосновывать расходы на оплату труда сотрудников.

Какие основные требования предъявляются к отчету? Рассказывать о результатах своего труда нужно по-деловому кратко, но в то же время указав весь объем проделанной работы.

Толковый отчет не только даст представление о том, как хорошо вы потрудились, но и представит вас в выгодном свете - сотрудником, умеющим доступно излагать свои мысли, выделив основное и не отвлекаясь на ненужные подробности.

Отчет о проделанной работе - какие бывают виды

С точки зрения периодичности отчет может быть еженедельным, месячным, квартальным, годовым.

Иногда сотрудник отчитывается о конкретном мероприятии (например, как была организована презентация новой книги, подготовка и проведение которой заняло несколько дней, или трехдневного тренинга по продажам).

В заголовке отчета следует указать данные о сроках, к примеру «Отчет о проведении семинара по кадровому делопроизводству 7-9 октября 2015 года».

Обязателен для всех работников отчет о командировке, независимо от ее длительности.

Отчет о проделанной работе можно написать в текстовой форме и в статистической. Текстовый отчет — это связное повествование, дополненное различными графиками, схемами и таблицами.

А если вы предпочитаете статистическую форму, то акцент сделайте на иллюстрирующие материалы, к которым напишите пояснения в виде текста.

Структура отчета

Единого стандарта написания отчета о проделанной работе, как и автобиографии сотрудника , нет. В каждой организации могут быть свои требования к структуре подобных документов.

Логичной выглядит, например, такая подача: первый раздел — «Введение», в нем лаконично опишите поставленные перед вами задачи, методы, которые были использованы для их решения, и полученный результат.

В «Основной части» более подробно опишите последовательность вашей работы:

1. подготовку к осуществлению проекта;
2. этапы его реализации (укажите все использованные ресурсы: маркетинговые исследования, аналитическую работу, опыты, командировки, привлечение других сотрудников);
3. проблемы и трудности, если они возникали;
4. предложения по устранению сложностей;
5. достигнутый результат.

Отчет в виде таблицы будет выглядеть более наглядно, структурировано и лаконично.

Если вам приходится часто составлять текущие отчеты о проделанной работе, удобно будет заготовить шаблон, в который регулярно нужно вносить необходимые данные.

А чтобы не забыть ничего важного за прошедший рабочий день, выделите из своего графика несколько минут, записав все, чем занимались. Иначе потом обязательно что-то упустите.

Когда вы составляете годовой отчет, проанализируйте динамику достигнутых результатов, сравнив с предыдущим годом и дав прогноз на будущий год.

В качестве дополнения к основной части отчета приложите материалы, которые подтверждают изложенные факты - копии благодарственных писем и записей в книге отзывов, публикации в прессе о проведенных мероприятиях, чеки и счета.

Финансовую часть лучше выделить в отдельный раздел, заполнять который следует так, как этого требует бухгалтерия вашей организации.

Отчет о проделанной работе завершает раздел «Заключение». В нем вы формулируете выводы и предложения, возникшие по итогам проделанной работы, если считаете их полезными для улучшения деятельности вашей организации.

Отчет о проделанной работе печатают, используя листы формата А4. Страницы следует пронумеровать, оформить титульный лист.

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление - так в вашем отчете будет легче ориентироваться.

Может быть и такой вариант отчета:

Ф.И.О.________
Должность_________
Подразделение_______

Основные достижения за прошедший период:

• в профессиональной деятельности;
• в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.
Потребность в дополнительном обучении.
Предложения по улучшению организации Вашей работы.
Желаемые области ответственности и развития карьеры.
Подпись_______
Дата__________

Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями. А, кроме того, это весомый аргумент для начальства, если вы решите поднять вопрос о том, чтобы